办公自动化系统设计与实现研究

摘要

随着工业的蓬勃发展，企业的信息化程度越来越高，各种软件和硬件条件的逐步改善，这也促进了公司信息化建设的步伐。大量的电子办公信息管理系统在各个企业中得到了广泛的应用。然而，由于很多单位和企业的自动化办公系统的功能性不全等问题，难以满足现有人力和实际的业务流程的完全整合，并使得自动化系统使用上存在很多不方便的地方，因此本文力求通过实际公司——A公司的自动化优化需求，设计和实现该公司的办公自动化系统功能模块，促进A公司办公效率产生跨越式发展。

关键词：办公自动化；管理信息系统；设计与实现

目录

引言

一、需求分析

（一）系统研究目标

（二）用户角色构成

二、办公自动化系统的设计

（一）系统设计的原则和要求

1.系统设计的原则

2.系统设计要求

（二）系统的架构设计

1.系统业务模型

2.基本技术框架

（三）系统网络结构设计

三、系统实现

（一）环境配置及开发工具

（二）系统管理模块

（三）基本信息管理模块

（四）日常办公管理模块

（五）在线信息管理模块

（六）文件夹管理模块

四、系统测试

（一）系统测试环境和方法

（二）系统功能测试

结论

致谢

参考文献

引言

在现代企业的发展过程中，建立一个内部信息网络，采用自动化办公模式，利用网络实现资源共享实现及时、快速、准确的信息传递已经成为一种有效提高工作效率的手段。办公自动化系统是基于先进的管理经验和工作流等概念，以软件开发、网络、数据库和其他应用技术来简化办公流程，提高企业管理效率。办公自动化系统的使用是一种传统的非自动化办公模式的转换。它可以实时收集企业各种办公信息，并及时分享这一信息。使企业基本上可以实现企业的自动化办公模式，使办公人员可以摆脱复杂而繁琐的工作流程，从而投入更多的时间和精力在管理决策工作上，使企业办公流程更加科学化和简单化。

一、需求分析

（一）系统研究目标

A公司办公自动化系统研究的主要目标如下：

第一，建立良好的信息沟通平台。从而帮助A公司管理员一起更快、更及时的完成办公室的相关工作。

第二，建立健全信息发布平台。A公司通过办公自动化平台信息发布模块可以帮助企业收发相关规则和条例，发布信息和其他正式文件。最主要的功能原是可以让该公司高管层知道公司动态信息，并在在第一时间获得信息，及时有效的对所涉及的事项的决定。并通过该模块，实现了系统与上位机之间的信息交互。

第三，个人办公自动化。经过工作日志管理模块，A公司员工能够计算出每天的工作量和工作内容，使工作日程布置有序，工作进度推进更快。方便个人予以排班作业，方便制定工作和学习方案，提升办公工作效率。

第四，工作流程自动化。依据A公司组织的特性，针对团队备案、员工休假、指导审批等具体工作流程设定功能。这将有助于A公司完成电子化、模块化的运转，并将人工审批操作流程和业务更换为网络化、自动化，从而全面提升日常事务的处置水平，协助A公司优化工作岗位，降低人员费用投入，提升审批效率。

第五，决策支持的科学化。经过办公自动化系统建设合理的科学决策。将办公自动化系统作为系统的基础平台，突破了传统的业务流程和信息孤岛的现状，完成了系统间数据信息的互相传输、共享和调用，支持了信息化建设和科学决策的完善。

（二）用户角色构成

A公司的OA办公自动化系统是一个契合组织实践状况的OA办公自动化系统。系统主要供在职人员予以日常信息、公共信息、网上办公、档案管理、日常车辆信息录入查询等工作。统计和整个精简办公室的过程。依据用户的不同部门，管理权限不同，用户角色构成包括：管理员、部门管理员、在职人员等，用户能够完成协同工作。

二、办公自动化系统的设计

（一）系统设计的原则和要求

项目代码编写的重要依据是制定系统设计准则和需要。必须在早期制定系统设计规范和功能设置，才可以为项目开发指明正确的方向，保证办公自动化项目开发的质量。

1.系统设计的原则

（1）正确性和实用性

系统在设计过程中所采用的技术和工具应与系统设计中的项目方案相辅相成，完成用户对办公系统最迫切的需求。系统需要的各种条件必需得以满足，同时要留意不能将系统功能设置太高，不理性的追求非必需的先进技术和非必需的功能，将推高项目成本以及延迟项目进度。

（2）成熟性和领先性

A公司办公自动化管理系统的构造和设计思路应顺应社会发展，力图完成与公司管理文档系统对接的目的。设计过程中运用的设备和环境应紧跟时代的脚步。为了更好的服务于开发平台和运营应用系统，使用具有一定成熟度且具有一定先进性的技术。

（3）规范性和开放性

A公司办公自动化系统的模块接口、通讯协议、数据格式等方面必需与公司其系统兼容。系统和架构应该是直观和开放的，这将为系统将来的升级提供可能。目前的A公司办公自动化系统与将来系统升级存在不兼容性。同时，所设计的办公自动化系统需要与A公司的办公室系统的进行无缝衔接，这样公司的管理就能够跟上社会进步的潮流，及时获取公司内外相关信息，真正完成公司办公室的整合。

（4）系统的安全性

A公司系统的安全设置十分重要。必需保证办公自动化系统没有安全隐患，使系统中的各类信息不被泄露。同时，设计人员还应设置系统自动记载功能以及人员登录操作步骤。管理员能够在必要时经过管理员身份登录后台跟踪操作。系统管理员通过用户名和密码设置增强保密性。

2.系统设计要求

（1）权限管理

设定公司办公自动化管理系统管理的最高管理者权限，并严格控制其权限的使用，严格管理每个操作项目。依据部门实践岗位的工作职责，系统管理员能够在系统中兼任管理者岗位。但是，当两个管理操作不能发生冲突，如果同时存在有矛盾的操作，系统会在手动修正之前自动修正角色权限，图2-1所示。

图2-1权限管理流程图

（2）系统延续性

为了满足公司的可持续发展，公司的日常工作效率关系到公司的切身利益。因而，公司的办公自动化管理系统必需要稳定，以确保办公自动化管理系统的故障不会使得公司正常工作出现停工的现象。同时，系统应具有定期的自动备份功能、恢复和容错功能，保证公司办公室的正常运转。

（3）系统安全和数据安全

在应用办公系统的过程中，其安全性和保密性必需被列为首要思考要素。因而，需求依照相应的安全等级规范予以系统设计，系统必需具有异常访问的自动报警功能。当服务器或服务器端口遭到未知攻击时，会发出警报和自动记载，包括公司员工或非公司职员在登录系统时有意无意的屡次输入错误密码时。

（4）应用培训

设计的A公司办公自动化系统的应用和操作应该是简单的。系统的各个功能模块在设计开发过程中都能够有适宜的培训方案，避免公司的基层人员在上线或工作中出现无法操作或不会使用的情况发生。

（二）系统的架构设计

1.系统业务模型

依据不同的模块和模块之间的关系，自动化系统功能能够大致分为两类，一个是功能业务模块，是专门一些员工运用系统执行专门的岗位工作，业务模块又叫做专业模块；二是基本业务模块，即公司员工均有权进入该模块执行日常办公业务。信息服务类、内容管理类、查询研究类和流程管理类都是功能类型。依据不同的内容，流程管理可能有不同的类型。依据行为形式可分为非过程模块和过程模块。下面是系统的业务模型图，如图2-2所示。

图2-2系统业务模型

关于系统的业务规则，设计者不但要思考如何将其简化，还要思考如何将其融合工作实践之中，从业务工作的适用性入手，逐渐研究分析，最后依照相应的规范保管到数据库中。关于系统的安全性和标准性，通常分为两部分：一是管理系统和规则，包括安全管理程序的制定；另一部分偏重于行动和控制系统的安全管理工具，包括其安全技术思路，以确保系统在设计过程和运转维护中可以安全进行。用户界面是系统操作整个系统的门户，直观可见。经过该接口，系统操作员和系统实现了人机交互，同时应用系统可以实对系统输入数据的解释、管理和监视功能。

2.基本技术框架

针对上述业务形式，设计了一个基本的技术框架，框架采用的技术思路是组件开发和分层技术思路。同时，框架的技术思路也采用了SOA的技术思路和基于大颗粒结构的技术思路。依据分层技术思想，系统能够分为几个层：资源访问层、资源层、SOA服务层、业务域层和显现业务层。资源访问层包括对非结构化数据的访问、对结构化数据的访问以及对其他一些系统的访问。

SOA服务层的特性是运用业务层的功能模型组织打包，并将这些功能打包为服务，这些服务运用Web服务技术用于其他应用程序。业务范畴层是技术框架不可短少的一部分，它的作用是可以处理业务模型中的各种难题。该层的设计方向主要是大颗粒部件的多路复用技术。在该技术中，设计的大颗粒组件包括多个组件组，它们是过程管理、查询研究、文档类型、权限管理和行为管理五大主要组件组。

HTML表单处置程序将HTML表单中的编辑字段绑定到web服务中调用的XML文档，并依据业务定义控制业务操作。文档处置程序编辑二进制文件并完成文档的散布式加载和散布保管需求。资源门户采用树层次构造完成管理，采用树节点对应的资源形式建模树节点；管理容器主要提供了易于运用的配置开发和运用界面。

（三）系统网络结构设计

目前，公司系统的局域网与外部网络是互相独立的。为了防止重要信息的泄露和黑客毁坏性或非毁坏性攻击的出现，系统的设计和应用必需与内外部网络严格隔离。鉴于此，本软件的开发并不思考运用外部网络操作办公系统。因而，用户可以直接运用公司系统的内部局域网，经过web阅读器登录系统予以操作。在设计过程中，系统的网络构造如下：WindowsServer企业版是系统服务器。系统设置在内部网上，点击80//等固定IP端口。系统采用阅读器/服务架构，客户端采用WEB登录界面。系统服务器必需介入网络防火墙和交流机。数据库服务器和Web应用服务器的便利之处在于两个服务器共享一个服务器，这样可以节约费用。该系统的网络构造如图2-3所示。

图2-3系统网络构造

三、系统实现

（一）环境配置及开发工具

本文设计的A公司办公自动化管理系统的设计与完成采用典型的MVC三层架构。基于B/S模型，数据库完成采用Microsoft公司的SQLServer。A公司办公自动化管理系统的完成应该具备以下物质基础，以满足。net技术平台所选择的开发工具的运转条件、运用COM的组件规范、客户端配置和服务器配置以及SQLserver和VS。

（二）系统管理模块

系统管理模块是管理系统中最基本的功能模块。系统管理员主要在后台对系统予以管理。它的主要功能包括系统登录管理、系统用户、用户角色、系统日志和基本系统配置参数。系统登录功能依据用户的帐户和密码，控制用户登录系统的访问权限。用户登录到系统地址后，将弹出登录界面。选择相应的角色，输入要登录的用户名和密码。在接纳到用户的命令后，系统调用login（）来制定用户的角色类型。假如用户是系统管理员，角色将定义为用户管理员。系统管理图如图3-1所示。

图3-1系统管理类图

UserManagement类完成的功能是对系统用户的管理。添加新用户是经过addUser（）办法完成的，deleteUser（）办法用于删除用户。searchUser（）办法是向用户显现查询。editUser（）办法能够修正用户信息。在系统管理类图中，部门管理类是管理系统中的部门信息。在这个类中，包括addDepartment（）办法、DeleteDepartment（）办法、searchDepartment（）办法和editDepartment（）办法。addDepartment（）办法能够添加到系统部门，DeleteDepartment（）办法能够删除系统部门。searchDepartment（）完成了列出部门信息的功能。editDepartment（）完成了编辑部门信息的功能。RoleManagement类完成角色的管理。assignRole（）完成系统角色的分配。下面以用户管理序列图为例阐明系统管理完成过程。如图3-2所示。

图3-2用户管理时序图

用户管理是系统管理模块的主要功能之一。用户登录系统时必须使用一套帐户和密码。在帐户管理界面中，系统管理员能够添加、删除或修正用户。创立新用户时，首先设置用户的帐户和密码，然后输入基本信息，最后关联他们的用户角色。用户登录系统时，依据角色类型选择标识。在登录界面上，系统设计了用户类型选项。当系统登录时，用户提交useid、密码等信息后，系统经过数据库衔接访问数据库予以认证。当用户登录到系统时，系统经过身份认证以后，系统依据用户角色衔接到相应的页面。登录过程如图3-3所示。

图3-3登录流程图

在系统用户登录过程中，用户首先点击系统登录的登录页面。页面提示用户输入用户名和登录密码。用户提交相关信息后，页面调用login（）办法来执行提交的用户数据，并在数据库进行查询匹配，假如用户处于系统管理员角色，则跳到admin.asp页面。假如用户是通用用户角色，则跳转到普通用户接口，然后进入下一步。在系统的安全性能中，访问控制战略是一项关键技术。经过访问控制战略，能够回绝未经受权的用户登录，并且能够依据用户的角色控制访问权限。例如通常员工登录系统，只有日常办公模块的访问权限，管理员用户可以查看管理系统后台数据，访问控制避免未经受权的用户侵入系统。在访问控制中，采用基于角色的控制办法，为用户设置不同的用户角色，当系统新创立一个用户时，将关联用户的角色。单个用户能够运用多个角色，而单个角色具有不同的权限。经过这种方式，能够在创立新用户时直接向用户提供不同角色的权限函数。当用户访问系统时，系统依据用户名和密码认证用户是否合法。假如是合法的，系统允许登录，然后依据与用户名关联的角色分配函数访问权限。使得不同的用户能够在其权限范围内访问信息。

（三）基本信息管理模块

基本信息维护流程如图3-4所示。

图3-4基本信息维护流程

基本信息管理是对A公司的组织构造、部门构造和人事信息予以管理，基本信息是系统运转的基本数据。在协同办公过程中，需求这些基本数据。这些需要与公司的组织、部门、人员的管理流程基本相同，下文人事管理为例研究管理的施行过程，以阐明职能的施行过程。在人事管理中，主要功能是增加、编辑和删除人员等设置。该功能主要经过员工管理控制类操作人员信息表。主要的办法包括get（），add（），edit（）、update（）等。用户登录系统，进入基本信息管理页面，点击用户列表，经过get（）办法获取现有用户的基本信息。单击AddUser以跳转到新的用户界面。输入新用户的基本信息后，提交并保管。此时，系统将经过add（）办法创立一个新用户。关于现有用户信息，单击Edit修正用户的基本信息。此函数的一切操作都经过update（）办法更新数据库。基本信息管理类图如图3-5所示。

图3-5人员基本信息管理类图

人员信息管理时序图如图3-6所示。

图3-6个人信息维护序列图

（四）日常办公管理模块

在A公司办公自动化管理系统中，日常办公管理是主要功能模块。日常办公管理的主要功能应该包括日常管理、任务管理和文档管理。在这四个子功能中，日常管理和文档管理的完成相对复杂。日常管理中需求一个日历功能，日程以日历的方式记录下来。A公司员工能够经过日历功能添加日常工作提示。日常管理功能包括日程添加和日程删除等功能。下面以日常管理和文档管理这两个重要功能为例，阐明了模块的完成与实现。管理流程图如图3-7所示。

图3-7日常信息维护过程

文档管理功能包括文档类型的管理、文档模板的设置以及文档的发送和接纳。文档类是让用户更好的对文档文件予以分类，文档模板是让行政人员在起草文档时提供规范的文档模板，使书面的文档满足公司的需要。这也使得公司发布的文档格式完整统一。在管理投寄过程中，必需选择文档的信息才可以投递。如图3-8所示，是完成文档管理的流程图。

图3-8文档管理流程图

文档时序图如图3-9所示。

图3-9文档管理时序图

（五）在线信息管理模块

在日常工作中，员工之间的在线交流是必不可少的。为了方便工作中的交流，员工之间能够经过电子邮件和即时通信的方式予以交流。因而，在线信息管理模块的主要功能是邮件功能和在线即时通信。邮件特性具有收件箱、发件箱和回收站等关键特性。用户能够在邮箱中写邮件、发送邮件和管理邮件。在线即时通信传送为用户提供了一个实时通讯平台，能够经过该平台传输文件。在在线即时通信传送功能中，用户在发送通信时能够选择单个传输或组传输，这与Email函数相似。下面以在线信息管理中的邮件管理功能为例阐述了完成过程。如图3-10所示。

图3-10邮件管理功能类图

在邮件管理功能类中，邮件管理类主要经过邮件类完成邮件的管理、接纳和发送。MailManage类经过Mail类的get（）和set（）办法完成邮件管理。sendMail（）函数完成了发送邮件的功能，saveMail（）函数完成了保管邮件的功能，searchMail（）函数完成了查询邮件的功能。seeMail（）函数完成了视图邮件，deleteMessag（）函数完成了删除邮件函数，editMail（）函数完成了编辑邮件函数，replyMail（）函数完成了回复邮件函数。邮件管理功能的时序图如图3-8所示。

图3-11邮件管理功能时序图

（六）文件夹管理模块

在日常办公过程中，触及到许多文件。A公司的办公自动化以文件的方式传输信息。因而，文件夹管理的功能是十分重要的。文件夹管理的基本需要通常是文件上传、下载、删除、恢复等。文件夹的管理应该与用户的访问权限相关联。该功能应该可以对文件予以分类和管理，提供方便快捷的查询功能。公司员工能够保管文件的定制分类，文件夹提供在线文件柜功能。员工将相关文件存档并存储在定制的文件柜中。在文件上传方面，员工能够上传多个或多个文件，以及具有相同的下载功能。文件夹管理功能类图如图3-12所示。

图3-12文件夹管理功能类图

FileManage类有FileManage（）、uploadFile（）、downloadFile（）和deleteFile（）等方法。FileManage类中的uploadFile（）办法运用get（）来获取文件类中的文件，而set（）办法用于设置文件。文件上传过程如图3-13所示。

图3-13文件上传过程

上传文件uploadFile（）的时间序列如图3-14所示。

图3-14上传文件时序图

下载文件时序图如图3-15所示。

图3-15下载文件时序图

四、系统测试

（一）系统测试环境和方法

系统测试是为了保证整个系统能正常、稳定的运行的前提，也是为了能更好满足用户需求的必经之路。在本系统测试过程中，始终遵循系统测试要求，严格进行，尽力完善所有功能模块，及时发现问题，并对这些问题进行修正。此办公自动化系统的测试将在如下测试环境中进行。

硬件配置:CPU：Intel(R)Xeon(R)E

内存：1G

软件配置:OS:Windows7ProfessionalSP3

JDK:1.6.0Tomcat:6.0.20

并遵循下图6-1系统测试过程图开展。第一步：参与测试的人员按照事先计划的测试步骤执行操作测试；第二步：相关人员记录测试后结果，与测试前预期结果进行比较，找出存在的错误信息；第三步：对产生的问题查找原因，并进行修改，再进行回归测试；第四步：得出测试结论，在一定程度上，本模块能满足学校用户的需求，结论测试通过。

图4-1测试流程图

（二）系统功能测试

系统功能测试是针对A公司办公自动化具有的功能进行验证，以确保系统能更好地满足学校用户的需求。由于篇幅原因，在此选取系统的登录界面、个人信息修改模块和用印申请模块进行测试验证。

（1）登录功能测试

测试在登录界面用户是否能正常登录，判断测试人员登录时否能顺利进入系统。若出现错误的信息系统将给出正确的提示信息。

（2）个人信息修改功能测试

个人信息包括用户姓名、工号、民族、身份证、性别、出生日期、办公室电话和手机等基础个人资料。下面选取修改用户姓名、办公室电话和修改Email地址进行录入测试。

（3）事务模块功能测试

事务模块，可以更快速、便捷、高效率的帮助办公室人员处理目前未办理、未阅读的文件及通知等。

结论

从公司在具体办公状况来看，公司的管理应用系统越来越多，对数据信息传输效率、信息数据质量和信息传输安全的需要也越来越严格。因而，各公司现有自动化系统还有很多问题。随着各行各业的发展与进步，使公司信息化水平日益提升，各种软硬件条件逐渐改善，加快了公司信息化建立的步伐。大量的电子办公信息管理系统在各公司中得到了普遍的推行和应用。本文首先依据A公司的状况研究了公司自动化办公系统的功能需求。然后，对A公司自动化办公系统的总体构造予以了搭建，并对系统设计的详细过程办法和集成应用系统的基本功能予以了描绘。最后完成了系统的各个功能模块，使办公人员运用办公愈加方便，进一步提升了办公工作效率，方便了A公司员工的日常工作和生活。

在本次A公司办公自动化文系统的设计方面还有许多要改良的方面，这些将在以后的工作中逐步进行完善。依据目前网络信息的技术发展条件，为了更好地促进系统的稳定与提升，以后主要的完善方向如下：

1.深化对系统的分析和开发，使其应愈加契合A公司组织的需求，愈加工程化和标准化。收集A公司办公人员使用的反馈意见加以改良。

2.在系统中增加了人员之间的即时通讯和文件共享功用，加强了系统的性能实用性。

3.随着手机应用的日益提高，需开发一个支持手机的应用平台。

4.在系统安全方面要与时俱进，逐渐应用新的方法来应对新的挑战。

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