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萌萌最近很低落，原因是她没能如愿提拔为商务经理，而学历、实力都不如她的艳艳却被提拔为商务经理。她找过老板，老板说：“我本来是最看重你的，可是你不能把我交代的所有事情都处理好，我怎么能放心把这个位置交给你？这一点你就不如艳艳，尽管你底子好。”其实，她也意识到了这个问题。她经常在做一件事时就会不自觉地想另一件事，以致于任务一多，她每件事都做不好，甚至还出错，这也令她非常焦虑。一次，她在做资金预算表，刚填了几个数就想到下午要把工程量算完，结果就点错了一个小数点。下午算量时，她又想起后天要见供应商，她脑里就又想应该怎样跟供应商商谈合同价款问题，以致于量也算错了，结果被老板狠批。然而，她的同事艳艳却能每件事都处理妥当。一样的工作量却有不一样的结果和效率。其实许多职场人都有她这样的苦恼，工作本能很好完成，但做事时经常心不在焉。长此以往，职场人就可能会对自己的能力表示怀疑，焦虑不堪。那怎样才能解决这个问题呢？那就是运用“搞定”个人事务管理系统。何为“搞定”个人事务管理系统GTD是GettingThingsDone(搞定）商标缩写，即戴维·艾伦独创的工作-生活管理系统，旨在帮助人们从高压和不确定状态提升到无压高效的整体状态。——《搞定》“搞定”研究的是时间管理，但比传统的时间管理具有更丰富的内涵，是升级版的时间管理，是一门无压工作的艺术。“搞定”个人事务管理系统包括横向管理工作的五个阶段，分别为准备阶段、收集阶段、理清阶段、组织整理阶段和回顾阶段。五个阶段形成一个高效的处理事务的流程，其核心就是把一切事务赶出大脑。搞定的原理就是我们准备一个工作篮，把所有待处理的事务放进篮里，就忘记这些事。然后，我们再拿着工作篮一件一件地处理，所有事务会依据价值分类放在合适的位置，从而逐步清空工作篮。这样你就可以做到在处理一件事时把其余事务赶出大脑，做到“心如止水”，从而提高工作效率。“搞定”个人事务管理系统的必要性关于时间管理，人们做过许多研究，也形成了几种理论。现在比较盛行的时间管理理论就是“四象限理论”。这个理论的核心就是告诉我们要优先做重要不紧急的事。这就在一定程度上改变了人们通常优先做重要紧急的事的做法。可是，我们知道了这个道理，却依然感觉压力很大，工作效率低下，焦虑状况没得到显著改善。这是为什么呢？因为就像萌萌那样，我们经常在从事一件事时脑里会不自觉地盘旋其它事，导致我们无法专注于此时从事的工作。孟子曰：“学问之道无他，求其放心而已矣。”讲的是求学问这件事就是把你放在外面的心给收回来。所以专心于眼前事就是学问之道，也是工作之道，生活之道。其实，我们知道我们完全可以完成此时的事务后，再去考虑其他事务，可是为什么就克制不住会想起这些事呢？原因如下：1、改善未决事务状况的意愿我们希望事务都能在我们的掌控之中，然而事务的复杂度和不确定性却令我们心有余而力不足。我们经常会面临如下问题：还没有明确地知道未决事务会取得什么结果还没明确下一步的具体行动还没有把关于预计结果和具体行动的想法进行存储也就是说，这些事没有完成，就会始终令我们放心不下。这体现了蔡加尼克效应，即指人们对于尚未处理完的事情，比已处理完成的事情印象更加深刻。你希望改善他们的状况，即使没完成，也需要把后续的事情考虑好，记录下来。但如果你没有做好上述工作，你的大脑就会不停运转，你的某根神经就会不断给你施压，不断“提醒”你，增加你的精神负担。2、大脑本身的局限我们的大脑本身就不够聪明，也不够符合逻辑。大脑不能够在需要提醒你时再提醒你。回想一下，从早晨起床到现在你脑里会想到多少件事？有几件事才是你今天需要处理的？你是不是不止一次地想到那些悬而未决的事？我们的大脑总是在不断地放电影，我们把这些悬而未决的事委托给大脑来处理，但大脑却不堪重负，无法有效地处理这些事。它不能够主动地给我们准确的提醒，反而会给我们现在做的事带来干扰，降低我们的工作效率。你的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的，而不是为了记住更多东西！思维的展开方式决定了它擅长识别，而不擅长回忆。——《搞定》所以，我们需要意识到大脑存在的这种局限，并想办法弥补。我们的大脑类似于CPU，而不是内存。我们需要运用大脑以外的东西，即“外脑”来帮助我们存储信息，利用“外脑”协助规划我们的工作，充分发挥“外脑”的价值。而GTD个人事务管理系统，就提供了许多“外脑”，让我们免受悬而未决的事的打扰，减轻未解决事项的认知负荷，从而让我们能够集中注意力，妥善安排各项事务。这一时间管理比传统的时间管理更具有实操性。所以，了解并熟练运用这一系统对于实现高效工作是很有必要的。实践“搞定”个人事务管理系统的五步法“搞定”个人事务管理系统包括横向管理工作的五个阶段，那么我们应该如何具体实施这五个阶段呢？这就需要我们做好以下的五步：1、充足的准备工作准备阶段我们需要做好充分的准备，确定时间、空间和工具。时间方面我们最好预留出整段的时间来启动这一时间管理计划。对于大部分职场人来说，最佳的时间就是周末或者节假日。这时我们所受的干扰最少，可以相对灵活地支配时间。空间方面我们还需要在家里准备一个工作区。因为我们有时也会在家里办公，在家里布置一处和办公室类似的工作区，设置成自己喜欢的风格。这样的环境设置就像《瞬变》中讲的行动触发扳机，可以令你坐到办工桌前就会进入工作状态，能够令你安心工作，从而提高工作效率。注意这个工作区需要是独享的。我们还需要配备个移动工作区，这对于经常出差的商务人士是很有必要的。这一般包括一个公文包或背包，文件夹或文件袋，以及笔、回形针等办公用品。这样可以充分利用我们出差时的零碎时间。零碎时间也可以发挥很大价值，正如鲁迅所说：“哪里有天才，我是把别人喝咖啡的工夫都用在工作上的。“工具方面我们需要准备一些基本的工具和办公用品：纸笔、回形针、便利贴、活页夹、文件夹、资料存放托盘、订书机和订书钉、自动打签机、一个日程表、垃圾箱等。这些工具有利于你建立高效简洁的归档资料管理系统。我们需要把归档系统放在触手可及的地方，便于存取。我们最好按照字母或拼音顺序排列归档系统。这个系统可以再根据公司、项目、人员、主题进行细分。每个标签下可以再设立一些子主题，如”人事-考核“，”人事-培训“，就可以排列在字母R下面。我们要养成定期整理归档系统的习惯，至少每年整理一次。需要注意的一点是，我们在建立自己的工作管理系统时，必须集中全部注意力。如果这期间你确实有事务要办，就立即处理，否则就延迟，并做好记录。2、收集所有的“材料”收集阶段，我们要把所有的未竟之事都归拢到一起，并放在“外脑”。可以是工作篮，纸质的记录簿，电子设备等。收集工作我们要从两个方面入手：01、外在的收集工作我们首先要搜索周围的环境，把未完成的和未开始的工作全部收集到工作篮里。如果收集的东西过大，那就把相关信息写在纸上放入工作篮。如在纸上写上“主机“、”打印机”，并记录日期。如果收集的东西过多，工作篮放不下，那就把这些东西暂时放在工作篮周围。收集的过程中，如果我们能确定某些资料的确没用了，那就立刻扔掉。如果不能确定，那就把他们放入工作篮。你可以从办工桌的一端开始，渐渐向四周推进。收集的过程也是搜寻的过程，你要注意一些容易被忽略的地方，如文件柜顶部、书架最下面。02、内在的收集工作当我们把周围环境中需要处理的事务都收集完后，就需要搜索仍然存储在大脑里的事务了。你要做的是把这些事写在白纸上。你最好在每张纸上只写一件事，这样方便以后你记载对于这件事的处理。如果你有语音信息需要收集，你最好把语音转换成书面形式的记录，并放入工作篮。整个过程中你不需要进行甄别、筛选，那是以后阶段要做的事。这个阶段的目标就是把一切能够引起你注意的事都收集起来，不要遗漏。3、彻底清空工作篮理清阶段，我们需要清空工作篮。这里指的“清空”并不是指完成工作篮中所有事务，而是指对你收集的每样东西进行识别，确定它是什么，它有何用途，怎样对它采取下一步行动。在理清阶段，我们要遵循以下三点原则：首先处理工作篮最上面的事务。一次只做一件事不要把事务再次放回工作篮只有做到这三点原则，我们才能专注地做每一件事，对每件事都认真思考，并且不会遗漏任何一件事。当我们把事务收集完后，我们需要确定接下来如何处理这些事务。一般有两种情况：01、不需采取下一步行动这里所说的下一步行动是指具体可行的、能够推进事务进展的行动。我们会收集到许多资料，可这里会有些资料并不需要我们采取行动，它们只是具有参考价值或潜在价值。对于这些参考资料或辅助资料，我们就打印好标签，然后把标签贴在文件夹上，放入你分类归档的抽屉中。如果是电子类资料，如电子邮件，那就把邮件存入其应用程序的文件夹中。我们的工作篮中可能也会有一些资料，你目前不需要采取行动，但以后可能需要。例如，你接到通知需要去参加一个商务会议，你现在可能不需要做什么，只需要等到开会前一天浏览下会议安排。对于这样的事情，你就可以把它们计入“将来/也许”清单或者写上具体日期计入日程表或备忘录。如会议是6月20日早9点开始，那你就在备忘录上同时记下“6月19日浏览会议，6月20日早9点参会”。萌萌就可以把跟供应商商谈的事，在日程表上标明具体商谈日期和做准备的日期。02、需要采取下一步行动如果我们确定了下一步行动，我们一般会面临三种选择：立即执行这里有一个“两分钟原则”，即如果你需要采取的行动用时不会超过两分钟，那就别犹豫，立刻执行它。如我们回复电子邮件、

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